He tenido la satisfacción de asistir como ponente al «1er Curso de implantación de un sistema de gestión de la calidad en los colegios profesionales» organizado por la Unión Interprofesional de la Comunidad de Madrid. Brevemente, pues mi charla fue la última, expuse el proceso de visado que se sigue en el Colegio Oficial de Geólogos.
Hago una transcripción ligeramente editada de la charla, añadiendo algunos enlaces básicos como les prometí a los asistentes. Además, dejo la presentación.
Introducción
El Colegio Oficial de Geólogos se certificó hace cuatro años. El alcance de la certificación fue sólo para su sede en Madrid. El resto de las sedes; Aragón, Asturias, Cataluña y País Vasco, siguen el sistema de gestión de la calidad de la sede central si bien no se han certificado.
Los servicios certificados fueron: colegiación, visados, asesoría jurídica, títulos profesionales y bolsa de empleo.
¿Qué es el visado?
El visado es, según la jurisprudencia más reciente, un acto autentificador y de control colegial que acredita frente a las Administraciones Públicas y la Sociedad: la identidad y habilitación legal del técnico autor del trabajo, es decir, la titulación profesional, colegiación, ejercicio legítimo de la profesión y ausencia de incompatibilidades; y la corrección e integridad formal y apariencia de viabilidad legal de la documentación en concreto.
En el artículo 18 de los Estatutos del Colegio se tipifica como derecho de los colegiados, el “visado y registro de todo tipo de documentos profesionales realizados para terceros”. Pero, asimismo, en el artículo 19, se conceptúa como un deber de los colegiados, al tipificar que “serán deberes de los colegiados someter al visado colegial todos los trabajos profesionales tipificados en el Título III, considerándose lo omisión de esta obligación falta grave de las comprendidas en el Título VIII de estos Estatutos”.
Documentos aplicables
El servicio de visado viene regulado por distintas normas:
Estatutos del Colegio Oficial
Es la norma básica y simplemente menciona la obligación del Colegio a visar y el derecho y la obligación que tiene el colegiado en relación con este servicio.
Reglamento de Régimen Interior
Desarrolla los Estatutos, menciona plazos de entrega, archivo de los trabajos, etc.
Normativa de Visados
La normativa desarrolla el servicio de visado, marca las tarifas anuales aplicables en cada caso, incorpora modos de cobro aceptados, descuentos, casos excepcionales, urgencia, etc.
Y para dar cumplimiento a nuestro sistema de calidad se utilizan dos registros:
Formato “Control de Visados”
Es una justificación documental de quién ha revisado el trabajo, quién lo aprueba y entrega. Así que este sea formalmente adecuado.
Formato “Control CTE”
Un 90% de los visados del Colegio de Geólogos corresponden a estudios geotécnicos. Por ello se creó este registro de control. Se compone de una serie de parámetros de obligado cumplimiento, otros meramente informativos y por último otros parámetros que serán de obligado cumplimiento o no en función de los datos aportados en el documento a visar y bajo el criterio del técnico de visados.
Tipos de visado
Presencial y telemático. Desde hace cuatro años el Colegio dispone del visado telemático, es decir, existe la posibilidad de enviar un fichero en formato pdf con autenticación mediante firma digital.
Instrucción Técnica
A pesar de todas las normas que regulan el servicio de visado, obligados por el cumplimiento de la Norma y por el sentido común, se crea una instrucción técnica que explicite con claridad los pasos a seguir para la correcta tramitación del visado
La instrucción técnica es fundamental dado que cualquier técnico de reciente incorporación sabrá cómo desarrollar su trabajo correcta y eficazmente. Evita que el servicio se realice de acuerdo con la costumbre y como todos los documentos de calidad, está viva; es decir, se adapta a los cambios en una búsqueda constante de mejorar el servicio.
Tramitación del visado
A la recepción de la documentación se procederá, por orden de llegada, a cumplimentar el formato “control de visados”, realizando las siguientes comprobaciones:
– Colegiado en activo.
– Comprobación del pago de visado según la tarifa aplicable (Normativa de visado en vigor).
– Comprobación de que el número de ejemplares enviado sea, en el caso del visado presencial, mínimo de dos ejemplares.
Tras este primer paso se revisará la estructura del trabajo profesional que, deberá contener:
– Memoria y en su caso anexos.
– Planos.
– Presupuesto o minuta de honorarios en el caso de informes.
– Comprobación de que la norma aplicada sea la correcta (“control CTE”).
Si todo lo anterior es conforme, se termina de cumplimentar el formato “control de visados”, se estampa el sello de visado, se cumplimentan los campos requeridos en el mismo y se entregan originales y copias al geólogo, reservando una de ellas para el archivo del Colegio.
El Colegio guardará y custodiará la copia que queda en sus archivos por un periodo no superior a cinco años.
Lógicamente la calidad no se termina aquí. Los técnicos de visados y el resto de las personas que trabajan y colaboran con el ICOG, escuchan al colegiado, aportan sugerencias de mejora y persiguen los objetivos marcados para su área.
Conclusiones
1) El visado es un derecho y una obligación por parte del Colegio y el colegiado.
2) Existe distinta normativa que es aplicable y a la que el Sistema de Calidad se debe ajustar.
3) Deben existir registros que dejen constancia del cumplimiento de la normativa aplicable.
4) La instrucción técnica es básica para esclarecer el trabajo, en este caso del técnico, así sabe qué tiene que hacer y qué se espera de él.
Con relación a la certificación del Colegio de Geólogos, podéis acceder al artículo que publicó la revista profesiones (Unión Profesional) en su número de enero-febrero de 2008.
