Maldito PowerPoint

Hace unos días me pasé casi 12 horas en una de esas jornadas que comienzan a las 9:00 h. y finalizan a las 19:00 h., o más. Jornadas donde intercambias tarjetas en el almuerzo, ves a conocidos y haces otros nuevos. Una de esas jornadas de a 1.300 euros el cubierto, perdón, la matrícula. Hasta aquí todo normal. Lo malo del asunto fue que los expertos de indudable prestigio –así lo decía la publicidad editada hace tres meses y, no lo pongo en duda- hicieron un uso y abuso de ese programa que sistemáticamente se utiliza en conferencias y cursos de formación, cursos magistrales e incluso defensa de tesis, PowerPoint.

La abusiva utilización por parte de todos y cada uno de los ponentes del programa de marras fue lamentable. Ante mis ojos sólo desfilaban innumerables transparencias llenas de texto, con lo que a la mayoría de los asistentes nos pareció que el único propósito de los ponentes era comprobar si sabíamos leer.

La interacción estimula el interés del auditorio y mantienen su atención. La utilización abusiva y, a veces, yo diría que cruel del PowerPoint merma la vigilancia, destruye la atención, provoca el desinterés del público y lo abandona a actividades que no tienen ninguna relación con el tema tratado. En la tercera hora ya pensaba yo en hacer un post asesino con nombres y apellidos de los que a mi entender estaban perpetrando un atentado contra su público.

Ser un buen orador y hacer una buena presentación es complicadísimo. En mi caso he utilizado PowerPoint como “chuleta” de lo que quería comentar, he buscado la mirada de los asistentes, su complicidad y su atención. Puedo decir que lo he conseguido en algunos casos, ahora, en la mayoría no ha sido así. En mi defensa he de decir que es una actividad que realizo esporádicamente. Para hacer las cosas bien o tienes un talento innato o bien has de hacerlas muchas veces y, tras analizarlas, corregir tus errores.

Este día, en el que poco desgasté mi neurona –sólo tengo una, pero gorda, muy gorda- y si mis retinas, para finalizar, nos entregaron los apuntes de la jornada. Con delicadeza y esmero habían encuadernado todas y cada una de las trasparencias realizadas, exhibidas y leídas que machaconamente habíamos soportado durante todo el día.

Aprovecho la ocasión para recordar unos interesantes consejos sobre cómo hacer una buena presentación de los que tuve constancia vía Cosas Sencillas:

Presentaciones 10/20/30. Es una regla creada por Guy Kawasaki, que nos dice que toda presentación, debe contar con: no más de 10 diapositivas, que dure 20 minutos, y no tenga texto más pequeño que 30 puntos.

1. Entretener. Las presentaciones deben ser entretenidos e informativas. No es cuestión de montar un espectáculo circense, pero una exposición seca sin ninguna pasión o humor hará que la gente se aburra y por lo tanto preste menos atención.
2. Las pausas. Los conferenciantes nerviosos e inexpertos dicen las cosas aceleradamente, es necesario pausar de manera consciente y sobre todo utilizar las pausas para dar énfasis o crear expectación.
3. Contacto visual. Es fundamental mantener contacto visual con el auditorio, pero no centrarse en una sola persona (se puede sentir incomoda), debemos repartir nuestra mirada por todo el auditorio sin que sea molesto. Miramos a una persona y pronunciamos algunas frases, luego a otra, etc.
4. Resumen de 15 palabras. Si no puedes resumir tu idea en quince palabras, lo mejor es reescribirla e intentarlo otra vez. El efectuar una parada y resumir lo dicho ayuda a centrarnos en los puntos principales de lo expuesto. Así que saber cuáles son las quince palabras importantes para el resumen es importante para enfatizar el tema. Hablar es un medio ineficiente para comunicar información, así que esas 15 palabras son importantes, para que puedan ser repetidas.
5. La regla 20-20. Otra regla que puede ir bien es utilizar veinte diapositivas, y en cada una de ellas usar veinte segundos de tiempo. La regla te fuerza a ser conciso, por lo que tienes que ir al grano y evitas que la gente se aburra.
6. No leer. (Este punto está estrechamente relacionado con el punto 4) Si estas todo el tiempo leyendo las notas o mirando a las diapositivas para que te recuerde que decir, darás la impresión de que no te sabes el tema y puedes perder la confianza que la audiencia tenga en ti.
7. Adorna tus argumentos con algunas historias. Sobre todo si tu presentación va a ser larga, podemos explicar nuestros argumentos con historias cortas, anécdotas y otros recursos (que ayuden a centrarnos en el tema). Los buenos narradores saben utilizar una historia para crear una conexión entre las ideas que quiere expresar y así captar la atención de la audiencia.
8. Proyectar tu voz. No hay nada peor que una presentación que se escucha mal. Incluso en el mundo que estamos viviendo con micrófonos y de amplificadores, necesitas ser oído. Eso no quiere decir que estés constantemente gritando, sino al estar de pie, podemos dejar que la voz salga de tus pulmones para que resuene en el aire, en lugar de que salga de tu garganta, que produce un sonido más débil.
9. No planear los gestos de antemano. Los gestos o ademanes tienen que ser naturales, como cuando hablamos con otra persona, así podemos utilizar los ademanes como una extensión de tu mensaje, transmitiendo emociones. Los gestos planeados nos hacen parece falsos, porque no emparejan como lo puede ser otras señales involuntarias del cuerpo. Nunca mantengas tus manos pegadas a tu cuerpo, ni en los bolsillos.
10. Realizar pregunta sin esperar que el auditorio las conteste. Al utilizar este recurso, despertamos expectación y nos da tiempo para organizar tu respuesta. El auditorio está esperando la respuesta y presta más atención.
11. Respirar hacia adentro y no hacia fuera. En lugar de utilizar las típicas muletillas “este…”, “o sea…”, “es decir”, podemos sustituirlas por una leve pausa para una corta respiración para tomar aire, y la audiencias apenas las notarán.
12. Ser puntual. Si llegas con tiempo al lugar de la presentación, te da tiempo de comprobar que todo está preparado, puedes probar cómo funciona el proyector, los micrófonos, etc. Así nos aseguramos de que no habrá ningún sobresalto de última hora. Todo eso ayuda a bajar la ansiedad del que hace la presentación.
13. Practicar. Ensayar de antemano frente a una pequeña audiencia o incluso frente al espejo (cuantas más veces mejor), eso te da más seguridad y ganaras confianza para cuando estés dando tu charla definitiva.
14. No disculparse. Eso solamente se utiliza para cuando has hecho algo mal. No lo utilizaras para excusar incompetencia o humillarse delante de la audiencia. No disculparse por tu nerviosismo o carencia de tiempo en la preparación. Si tu auditorio no detecta tu ansiedad, no prestará atención a ella.
15. Disculparte por algo mal hecho. esto no es una contradicción del anterior punto, sí que hay que disculparse si te has atrasado o has hecho algo incorrecto. lo cortés no quita lo valiente.
16. Pensar en la audiencia. Antes de incluso de redactar un tema, debemos pensar en la audiencia a la que va dirigido. No es lo mismo presentar un tema ante profesores de universidad que ante una asociación de amas de casa. Si nos ponernos en lugar del auditorio podemos ser más eficientes al explicar nuestro tema.
17. Calor en la exposición. Eso es algo que se consigue con un poco de práctica, si puedes inyectar tu pasión por al tema en tus presentaciones, lo harás más vivo y tu entusiasmo se puede contagiar a la audiencia.

Dado que los humanos somos de naturaleza, por así llamarlo, alternativa… para los que quieran destrozar una presentación, aquí podrán encontrar los mejores consejos.