La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado una lista de verificación para ayudar a los responsables del tratamiento a identificar y determinar de una forma rápida si el proceso y la documentación que están siguiendo para llevar a cabo una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) contiene los elementos exigibles.
La AEPD cuenta con la guía ‘Gestión del riesgo y evaluación de impacto en tratamientos de datos personales’, que facilita la obligatoria gestión de riesgos en los procesos de gobernanza de las entidades y, cuando corresponda, la EIPD. Este listado de verificación complementa esa guía y permite, una vez desarrollada y documentada la Evaluación de Impacto, efectuar una comprobación final para cerciorarse de que se han tenido en cuenta todos los aspectos recogidos en la normativa de protección de datos.
El Reglamento General de Protección de Datos establece que las organizaciones que tratan datos personales deben realizar una gestión del riesgo con el fin de establecer medidas para garantizar los derechos y libertades de las personas. Además, en aquellos casos en los que los tratamientos impliquen un riesgo alto para la protección de datos, el Reglamento dispone que esas organizaciones están obligadas a realizar una Evaluación de Impacto en Protección de Datos para mitigar esos riesgos. Si tras la realización de la EIPD, y después de haber adoptado medidas, el riesgo sigue siendo alto, el responsable debe llevar a cabo una consulta previa a la autoridad de control antes de realizar ese tratamiento de datos personales.
El objetivo de este nuevo recurso de la AEPD es ayudar a los responsables a cumplir con las obligaciones de desarrollar y documentar una EIPD y para que, en caso de tener que realizar esa consulta previa a la Agencia, sea más sencillo comprobar que se cumple con los requisitos para su presentación, en particular los que se derivan de la Instrucción 1/2021, por la que se establecen directrices respecto de la función consultiva de la Agencia.
En este sentido, en caso de que los responsables del tratamiento tengan previsto realizar una consulta previa, la Instrucción 1/2021 establece que estos deberán contemplar lo señalado por la AEPD en sus guías y recomendaciones. En consecuencia, el responsable deberá presentar esta lista de verificación cumplimentada ante la Agencia, con el fin de incluir el contenido mínimo exigido y dotar a su consulta de mayor precisión y exactitud.
El proceso para cumplimentar la lista de verificación requiere actualizar el valor de la columna ‘check’ ‒un campo de selección marcado por defecto como ‘no’‒, añadiendo las observaciones o conclusiones que sean oportunas y que hagan referencia, y/o redirijan a la documentación de la EIPD.
Esta lista de verificación es una herramienta destinada a ayudar a los responsables a realizar una verificación final sobre qué debe incluir la EIPD una vez que esta ha sido desarrollada y documentada. Por tanto, con independencia de este recurso de la Agencia, el responsable debe cumplir con el principio de responsabilidad proactiva impuesto por el Reglamento, lo que supone realizar una gestión del riesgo y realizar una EIPD cuando los tratamientos impliquen un riesgo alto para los derechos y libertades de las personas.
