El Gobierno, en cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas para prevenir y combatir el fraude fiscal, ha emitido un nuevo Real Decreto (RD 1007/2023, de 5 de diciembre). Este decreto aprueba el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Este reglamento tiene como objetivo principal asegurar una conexión sencilla, barata, segura y eficiente entre administrados y administración en entornos digitalizados, permitiendo a medio plazo un significativo ahorro de los costes de cumplimiento de toda índole y, en particular, por lo que se refiere al presente real decreto, de los costes de cumplimiento tributario.
Una de las medidas más relevantes que se establecen en este reglamento es reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales, lo que busca garantizar la trazabilidad y la integridad de la información generada en la emisión de los documentos electrónicos o físicos de las facturas. Además, se establecen requisitos técnicos para los sistemas informáticos de facturación, con el propósito de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Esto incluye la grabación segura y no manipulable de todas las operaciones en el sistema informático, la estandarización de formatos de los datos, el uso de firma digital para asegurar el no repudio de los registros, y la garantía de la integridad, autenticidad y trazabilidad de los datos registrados.
Además, el reglamento busca asegurar que la extracción y aportación de datos de facturación que se deba realizar a la Administración tributaria se produzca en su formato original, sin alteraciones en los registros que contengan la información generada en la emisión de los documentos electrónicos o físicos de las facturas. Esto se alinea con el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, el cual dispone que reglamentariamente se pueden establecer especificaciones técnicas que deben reunir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación.
Los fabricantes de software de facturación tienen la obligación de garantizar que sus productos cumplan con los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria y en el Reglamento, y deben emitir una declaración responsable que asegure el compromiso por parte de la entidad productora, fabricante o desarrolladora del sistema informático de suministrar productos digitales que cumplan con los requisitos establecidos en la normativa.
En resumen, este reglamento supone un paso decidido en el proceso de reforma a más largo plazo de la gestión de la información fiscal y, con ella, de los servicios de asistencia al contribuyente, con la pretensión de facilitar en última instancia a los obligados tributarios la simplificación administrativa. Mediante la modernización y estandarización de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos contables, de facturación y de gestión de empresarios y profesionales, se busca mejorar la asistencia y el control tributario, así como facilitar la simplificación administrativa a los obligados tributarios.
Registros con información de facturación
Los registros informáticos de ‘alta’ deberán incluir, entre otros datos:
- El número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
- El número y, en su caso, serie de la factura.
- La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
- El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada
- La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
- Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria (Artículo 10 del Reglamento aprobado por el RD 1007/2023).
Elementos para garantizar la integridad de los registros de facturación
El Reglamento establece una serie de elementos de seguridad para garantizar la integridad y la inalterabilidad de los registros de facturación. En concreto, el artículo 5 del Reglamento establece que los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales deben garantizar:
- La integridad e inalterabilidad de los datos registrados, utilizando cualquier proceso técnico fiable que garantice el carácter fidedigno y completo de los registros de facturación desde que hayan sido grabados en el sistema informático.
- La trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. A estos efectos, el sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable. Cualquier funcionalidad o mecanismo que permita alterar u ocultar el rastro de las operaciones supone un incumplimiento de este requisito.
- La conservación, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, así como la accesibilidad y legibilidad, de todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático. El sistema informático deberá contar con un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro de los registros de facturación generados por él, que deberán poder ser exportados a un almacenamiento externo en formato electrónico legible.
- La utilización de especificaciones de política de firma y requisitos que deberán cumplir la huella o «hash» y, en su caso, la firma electrónica de los registros de facturación de alta y de anulación, así como las posibles limitaciones en el uso de determinados certificados para supuestos específicos.
Entrada en vigor
Según el Reglamento, este entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado». Sin embargo, los obligados tributarios a los que se refiere el artículo 3.1 del Reglamento deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025. Por otro lado, los obligados tributarios a los que se refiere el artículo 3.2 del Reglamento, en relación con sus actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial a la que se refiere la disposición final tercera del real decreto. No obstante, en relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025.
¡Adaptándonos al futuro!
Con la implementación del Real Decreto 1007/2023, se nos presenta una nueva etapa para fortalecer la transparencia y eficiencia en nuestra gestión fiscal, nos apetezca o no. Ahora, el siguiente paso es trabajar con nuestro proveedor para adaptarnos y cumplir con estos estándares, asegurando una transición fluida hacia estos procesos más modernos y seguros. En fin, ¡Sus y a ellos!
