Antes de entrar en esas diez claves, permítame señalar algo fundamental: la planificación es uno de los procesos más críticos en cualquier empresa. Es difícil concebir el buen funcionamiento de una organización sin al menos un mínimo proceso de planificación de actividades. Cuando hablamos de planificar, hablamos esencialmente de ponerle límites al futuro, reducir la incertidumbre y prepararse para enfrentar múltiples alternativas. La dificultad de predecir se incrementa con la distancia temporal: el futuro lejano lo aborda la Planificación Estratégica, mientras que el futuro próximo, ese más inmediato y cotidiano, es tarea de la Planificación Presupuestaria. Ahora sí, adentrémonos en las diez claves para realizar este último tipo de planificación con rigor y eficacia.
1. El presupuesto no es un ideario de intenciones
Hay quienes creen que un presupuesto es un conjunto de aspiraciones anotadas en papel, una especie de carta a los Reyes Magos del director general. Craso error. La realidad, esa maldita compañera de viaje, suele encargarse de ajustar cuentas con quienes creen que los números son meros sueños y deseos. Un presupuesto es, en esencia, un plan de batalla detallado, con objetivos claros y con los recursos reales, tangibles y disponibles para alcanzarlos. No prometa lo que no puede cumplir, porque eso es propio de aficionados.
2. Sea coherente
He visto a demasiados navegantes estrellarse contra las rocas por plantear objetivos incompatibles. Pretender subir las ventas un cincuenta por ciento mientras reduce personal y costes operativos puede sonar heroico, pero en realidad no pasa de temeridad. Cuando trace sus metas, compruebe una y otra vez que éstas no se contradicen entre sí. Coherencia, amigo mío. La coherencia es la mejor defensa contra la estupidez.
3. Evalúe sus posibilidades
En finanzas, como en la vida misma, cada uno juega con las cartas que tiene en la mano. No importa cuánto le guste la idea de conquistar el mundo, si su ejército está formado por cuatro empleados mal pagados y un par de ordenadores lentos, más le vale ajustar sus ambiciones. Evalúe con frialdad qué puede y qué no puede hacer con los medios actuales: recursos humanos, técnicos, capacidad financiera y realidad del mercado. La ambición desmedida es para novelas épicas, no para presupuestos empresariales.
4. El presupuesto es cosa de todos
No caiga en la trampa de cargar toda la responsabilidad sobre los hombros de su director financiero. Ese hombre (o mujer), por muy brillante que sea en el arte contable, no puede conocer hasta el último rincón de cada departamento. Coordine a su equipo, haga que todos participen activamente y entiendan el presupuesto como propio. Porque créame, nadie defiende mejor una trinchera que el soldado que sabe para qué lucha.
5. El presupuesto es una herramienta de gestión
Hay empresas donde el presupuesto es un documento decorativo, guardado en algún cajón polvoriento y olvidado al tercer mes. Así nos luce el pelo. El presupuesto es una herramienta viva que debe revisarse, ajustarse y controlarse periódicamente. Úselo como lo que es: una brújula operativa. Ni la improvisación ni la apatía son estrategias viables, por mucho romanticismo que les atribuyan ciertos iluminados.
6. El presupuesto no es independiente
Un presupuesto anual sin una visión estratégica a largo plazo es como lanzarse a recorrer un camino sin saber adónde demonios quiere llegar uno. Pregúntese antes: ¿qué clase de empresa quiere tener dentro de cuatro o cinco años? Si no tiene un plan estratégico claro, su presupuesto será una mera colección de buenos deseos. Y eso, estimado lector, suele acabar en tragedia empresarial.
7. ¿Qué presupuesto?
Pocos males empresariales son tan irritantes como la superficialidad con la que algunos abordan el presupuesto. Subir todas las partidas un diez por ciento por defecto y encender velas para que funcione es sencillamente ridículo. Un presupuesto es mucho más: debe reflejar análisis detallados, conocer tendencias, anticipar riesgos y oportunidades. Si va a elaborar un presupuesto, hágalo en serio. Si no, mejor dedíquese a otra cosa.
8. Establezca responsables
Identifique claramente quién lleva el timón en cada acción del presupuesto. No deje zonas grises ni responsabilidades difusas. Señale con precisión quién hace qué, cómo lo hace y en qué plazo. Exija compromiso y rendimiento. No conozco mejor antídoto contra la inacción y la mediocridad que establecer responsabilidades claras y concretas. Eso sí, una advertencia: sea justo. Premie el esfuerzo y censure sin miramientos la incompetencia.
9. No todo se traduce en números
Un presupuesto no es solo una lista de cifras; detrás de cada número hay personas, decisiones, aciertos y errores. Incluya objetivos cualitativos que reflejen la salud real de la empresa: satisfacción del cliente, clima laboral, innovación o calidad del servicio. Los números cuentan historias, sí, pero a veces no lo cuentan todo. No sea obtuso, no se limite a lo obvio. Mire más allá de la fría contabilidad.
10. Presupueste de forma racional
Cierre el presupuesto con raciocinio, no con automatismos burocráticos. Analice partida por partida, cuestione cada gasto e inversión. No incremente todo porque sí, esperando milagros que raramente llegan. Sea valiente para recortar donde sea necesario y generoso donde la inversión pueda ofrecer retornos reales y demostrables. Presupuestar racionalmente requiere valor y criterio, dos cualidades que suelen escasear en tiempos revueltos.
Conviene no olvidar que cualquier presupuesto debe tener cierto grado de flexibilidad, pues resulta prácticamente imposible que todo suceda exactamente según lo previsto. Lo fundamental es mantenerse vigilante, analizar las desviaciones y afrontar los imprevistos con calma, ajustando el rumbo cuando sea necesario. Y créame, si al finalizar el año su presupuesto ha cumplido milimétricamente con todas sus predicciones, será usted poco menos que un mago todopoderoso.
