Hubo un tiempo, no tan lejano, en que uno organizaba una jornada, preparaba unas sillas, llamaba a unos ponentes, imprimía un programa, ponía una jarra de agua encima de la mesa y confiaba en que el asunto saliera razonablemente bien. Como mucho, aparecía un fotógrafo discreto, hacía cuatro fotos a la mesa, alguna del público de espaldas, otra del cartel de la entrada y, con eso, se daba por cumplida la liturgia de dejar constancia del evento.
Ahora no. Ahora todo se graba, todo se retransmite, todo se sube, todo se corta en fragmentos y todo se convierte en contenido. El webinar se graba. La jornada se emite en directo. La mesa redonda acaba en YouTube. La foto del público termina en LinkedIn. El turno de preguntas se conserva para la posteridad. El chat, si uno no anda listo, aparece en pantalla como si fuera el muro de las lamentaciones. Y ahí empiezan los problemas.
Porque una cosa es comunicar y otra muy distinta publicar sin pensar. Cuando se graba un acto no sólo se capta una imagen bonita de una sala razonablemente llena. También se pueden captar voces, nombres, cargos, intervenciones, opiniones, preguntas, comentarios, correos electrónicos, teléfonos, chats, pantallas compartidas y otros datos personales que quizá nadie esperaba ver dando vueltas por internet.
Esto no es una manía burocrática ni una ocurrencia de quienes disfrutan poniendo trabas al entusiasmo digital. El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, el famoso RGPD, y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, obligan a tratar los datos personales con licitud, transparencia, proporcionalidad y respeto a los derechos de las personas. Dicho en cristiano viejo: si una persona puede ser identificada por su imagen, su voz, su nombre o su intervención, no podemos tratar esa información como si fuera decorado.
Grabar un evento no es apretar un botón. Grabar un evento es asumir una responsabilidad.
No todos los que aparecen en un acto pintan lo mismo
La primera idea que conviene tener clara es sencilla: no todas las personas que participan en un evento tienen el mismo papel.
No es lo mismo un ponente que acepta intervenir en una jornada que un asistente sentado en la cuarta fila con cara de estar pensando en el atasco de vuelta. No es lo mismo un moderador que conduce la sesión que una persona que simplemente escucha. No es lo mismo quien forma parte de una mesa redonda que quien hace una pregunta al final, quizá sin saber que su voz quedará publicada durante años.
Por eso conviene distinguir entre tres grupos.
Están, en primer lugar, los ponentes, moderadores e intervinientes previstos. Son quienes tienen un papel principal en la actividad. En estos casos, lo prudente y ordenado es recabar previamente su consentimiento (al final del texto adjunto modelo) para captar, grabar y difundir su imagen y su voz. No porque haya que convertir cada conferencia en una oposición a registrador de la propiedad, sino porque dejar las cosas claras evita después frases del tipo “yo no sabía que esto se iba a publicar”.
Después están los asistentes pasivos. Es decir, quienes acuden al acto sin intervenir. Van, escuchan, toman notas, bostezan si la cosa se pone cuesta arriba y se marchan. A estas personas hay que informarles de que el acto puede ser grabado o fotografiado, pero la grabación no debería centrarse en ellas de forma individual. Una cosa es que aparezcan en un plano general de la sala y otra muy distinta sacarles un primer plano mientras miran el móvil, se rascan la ceja o hacen esa cara de “que alguien me saque de aquí”.
Y luego están los asistentes que intervienen. Los que hacen una pregunta, activan el micrófono, encienden la cámara, escriben en el chat o participan de cualquier modo que permita identificarlos. Aquí hay que tener especial cuidado. Esa persona puede quedar reconocible por su voz, su imagen, su nombre, su cargo o incluso por el contenido de lo que dice.
El problema, casi siempre, no está en grabar al ponente. El problema aparece cuando se graba al público sin necesidad, se publica una intervención no prevista, se deja visible un chat con nombres y comentarios o se sube el vídeo completo sin que nadie haya revisado lo que contiene. Vamos, lo habitual cuando se confunde comunicar con vaciar la tarjeta de memoria en internet.
Antes del evento: decidir, informar y no improvisar
Antes de grabar una actividad hay que hacerse unas cuantas preguntas. Pocas, pero importantes. ¿Se va a grabar? ¿Se va a retransmitir en directo? ¿Se publicará el vídeo después? ¿En qué canales? ¿Habrá fotografías? ¿Se captarán planos del público? ¿Habrá turno de preguntas? ¿Podrán los asistentes activar cámara o micrófono? ¿Alguien compartirá pantalla? ¿Puede aparecer en esa pantalla información que no debería publicarse? Pensar esto antes ahorra editar después. Y, sobre todo, ahorra disgustos.
En protección de datos, como en tantas cosas de la vida, el problema no suele ser la mala fe, sino la improvisación. Esa gloriosa costumbre de hacer las cosas “sobre la marcha”, “por si acaso”, “tú graba todo” y “luego si eso lo cortamos”. Luego no se corta. Luego se sube. Luego alguien protesta. Luego empiezan las carreras por los pasillos, los correos con copia a media humanidad y la búsqueda urgente de un culpable, deporte nacional donde los haya.
La convocatoria o el formulario de inscripción deben incluir un aviso visible cuando la actividad vaya a ser fotografiada, grabada, retransmitida o publicada posteriormente. Nada de esconderlo en letra microscópica. Hay que informar de forma clara, indicando la finalidad de la grabación y los canales donde puede difundirse.
También conviene explicar que la grabación se centrará preferentemente en ponentes, moderadores y personas intervinientes previstas, aunque podrán captarse planos generales del público o intervenciones realizadas durante el turno de preguntas.
Y si alguien no desea que su imagen o voz pueda ser captada, debe tener forma de comunicarlo a la organización. En actividades online, lo razonable es indicar que mantenga cámara y micrófono desactivados y que formule sus preguntas por escrito cuando sea posible.
Esto no es burocracia inútil. Es higiene básica. Como lavarse las manos antes de comer o mirar si viene un coche antes de cruzar. Cosas antiguas, sí, pero sorprendentemente eficaces.
Al empezar: avisar otra vez
No basta con poner el aviso en la convocatoria. Al inicio de la actividad conviene repetirlo verbalmente. El moderador, presentador o responsable del acto debe informar de que la sesión será grabada, retransmitida o publicada posteriormente. No hace falta recitar un responso jurídico de siete minutos. Basta con decirlo claro.
Por ejemplo: “Antes de comenzar, les informamos de que esta sesión será grabada y podrá ser difundida posteriormente en los canales de la entidad, con finalidades informativas, divulgativas, formativas o documentales. Quienes no deseen que su imagen o voz aparezca deberán mantener la cámara y el micrófono desactivados, pudiendo formular sus preguntas por escrito”.
En eventos presenciales, lo mismo. Se informa de que el acto está siendo grabado o retransmitido, que la grabación se centrará en ponentes y mesa, que pueden captarse planos generales de la sala y que, durante el turno de preguntas, las intervenciones realizadas mediante micrófono pueden quedar incorporadas a la grabación.
¿Es pesado? Puede. ¿Es necesario? También. Y desde luego es bastante menos pesado que tener que retirar un vídeo, editarlo deprisa o atender una reclamación porque alguien aparece donde no quería aparecer.
En actos presenciales: la cámara, al escenario
En los eventos presenciales la pauta debería ser clara: la cámara, principalmente, hacia los ponentes, la mesa o el escenario. No hacia el público, salvo planos generales necesarios para documentar el acto.
Los primeros planos del público deben evitarse si no hay consentimiento. La persona que acude a una jornada quiere escuchar, aprender, saludar a alguien o incluso sobrevivir discretamente a una mañana de presentaciones. No necesariamente quiere verse después en una galería de fotos con cara de estar calculando cuántos canapés quedan.
También conviene colocar cartelería visible en la entrada, en la zona de acreditación o en el acceso a la sala. No un cartel perdido detrás de una maceta, ni una hoja arrugada junto a la cafetera. Un aviso claro. Visible. Decente.
Ese cartel debe indicar que el acto puede ser fotografiado, grabado, retransmitido o publicado posteriormente, y debe ofrecer una vía para que quien no desee aparecer pueda comunicarlo al personal organizador.
No hablamos de convertir la entrada de una jornada en el control de pasaportes de un aeropuerto. Hablamos de informar. De dejar claro que allí hay cámaras y que puede haber difusión posterior.
En webinars: cámaras apagadas y chats bajo vigilancia
Los webinars parecen más limpios, más modernos y más controlables. Pero también tienen sus pequeñas trampas.
Conviene configurar cámaras y micrófonos de asistentes desactivados por defecto. También es recomendable evitar que puedan activarlos sin autorización del moderador. No porque los asistentes sean criaturas peligrosas, sino porque basta un micrófono abierto a destiempo para que se cuele en la grabación una conversación privada, un comentario inoportuno, un ladrido heroico o una frase que jamás estuvo destinada al respetable público de internet.
El chat merece especial atención. Ese lugar donde la humanidad escribe con más confianza de la debida. Allí pueden aparecer nombres, cargos, correos, preguntas, opiniones, enlaces, bromas, quejas y datos personales que no deberían acabar pegados a una grabación pública. Por eso, salvo que sea estrictamente necesario, el chat no debería aparecer en el vídeo publicado.
Las preguntas, mejor por escrito. Y, si se puede, leídas por el moderador sin identificar al asistente, salvo que sea necesario. Esto protege a quien pregunta y mejora la dinámica del acto, porque evita ese momento entrañable en que alguien toma la palabra “sólo un minuto” y diez minutos después sigue aterrizando su pregunta.
El turno de preguntas: pequeño campo minado
El turno de preguntas es uno de los momentos más delicados. Una persona puede quedar identificada por su voz, su imagen, su nombre, su cargo o su intervención. Puede decir dónde trabaja, a qué proyecto pertenece, qué problema tiene o qué situación concreta le afecta.
La regla prudente es que las preguntas se formulen por escrito y las lea el moderador. Si se permite intervenir con micrófono, debe advertirse antes de que el acto está siendo grabado, que las intervenciones pueden quedar incorporadas a la grabación y que quien no desee aparecer puede formular su pregunta por escrito o trasladarla a la organización para que sea leída.
Esto no limita la participación. La ordena. Y ordenar, aunque parezca poco épico, suele salvar muchas tardes.
Si una persona manifiesta que no desea aparecer, hay que ofrecerle una alternativa razonable. Por ejemplo, que formule la pregunta por escrito o que el moderador la lea sin identificarla. No se trata de poner una alfombra roja a cada asistente, pero sí de respetar una petición legítima cuando puede atenderse sin romper el acto.
Publicar no es vaciar el disco duro
Terminada la actividad llega el momento peligroso: publicar el material.
Antes de subir una grabación, un audio, una fotografía o un fragmento del acto, hay que revisar. Revisar de verdad. No mirar por encima mientras uno piensa en la comida.
Hay que comprobar que los ponentes han autorizado la grabación y difusión cuando proceda. Que la actividad fue anunciada como grabada o publicable. Que se informó a los asistentes. Que se hizo el aviso verbal. Que en los actos presenciales había cartelería visible. Que no aparecen asistentes identificables de forma innecesaria. Que el turno de preguntas no incluye intervenciones problemáticas. Que no se ven chats, correos electrónicos, teléfonos, listados de asistentes o pantallas compartidas con información que no debía publicarse.
Si hay dudas, no se publica tal cual. Se corta la intervención. Se omite el turno de preguntas. Se sustituye la pregunta por una lectura del moderador. Se pixela la imagen. Se distorsiona la voz. O se pide consentimiento específico antes de publicar.
Lo que no conviene hacer es subirlo todo “por si acaso”. El “por si acaso” es el primo gamberro de la negligencia.
No todo debe quedarse publicado para siempre
Otro asunto que se olvida con frecuencia es la conservación de las grabaciones.
No todo lo que se publica tiene que quedarse ahí hasta que el sol se apague. Las grabaciones deben conservarse durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad informada. Si un vídeo tiene valor formativo, divulgativo, documental o institucional, puede mantenerse mientras conserve vigencia o interés. Pero conviene revisar periódicamente los contenidos publicados.
Hay vídeos que envejecen bien. Otros se quedan obsoletos. Algunos contienen información que ya no procede mantener pública. Otros deberían limitarse, actualizarse o retirarse. Y no pasa nada. Retirar un contenido no es una derrota. A veces es sólo una muestra de que alguien sigue al mando del barco y no ha dejado que navegue solo por el océano digital.
Diez reglas de oro
A modo de resumen, y para quienes prefieren las listas porque bastante tienen ya con sobrevivir al correo electrónico, estas serían diez reglas básicas:
Podría añadirse una undécima, que quizá resume todas las anteriores: no trate a los asistentes como decorado.
Comunicar mejor, no comunicar menos
Conviene insistir en una idea final. La protección de datos no está para impedir que las entidades comuniquen. No está para frenar la divulgación, ni para esconder la actividad pública, ni para convertir cada jornada en una ceremonia secreta con velas negras y juramento de silencio. Está para que comuniquemos mejor.
Para que sepamos qué grabamos, a quién grabamos, por qué lo grabamos, dónde lo publicamos y durante cuánto tiempo. Para que los ponentes sepan que su intervención será difundida. Para que los asistentes sepan si pueden aparecer. Para que quien no quiera intervenir de viva voz tenga una alternativa. Para que el público no sea tratado como masa anónima sin derechos. Para que no acabemos publicando chats, correos, teléfonos, pantallas compartidas o comentarios privados por la sencilla razón de que nadie se tomó la molestia de revisar el vídeo.
Este viejo labriego de la tecla, que ya ha visto pasar unas cuantas modas digitales, sabe que cada herramienta nueva llega siempre con su entusiasmo correspondiente. Primero grabamos porque podemos. Luego retransmitimos porque es fácil. Después publicamos porque queda moderno. Y finalmente descubrimos, a veces tarde, que la tecnología siempre corre más que la prudencia.
Por eso no está de más recordar algo elemental: una cámara no absuelve de pensar. Un micrófono no suspende los derechos de nadie. Un webinar no convierte el chat en dominio público. Y una jornada, por muy institucional, técnica, académica o divulgativa que sea, no autoriza a publicar cualquier cosa de cualquier manera.
Grabar un evento no es apretar un botón. Es asumir una responsabilidad.
Y hacerlo bien no requiere grandes alardes jurídicos. Requiere avisar, ordenar, limitar, revisar y respetar. Cinco verbos sencillos. Cinco clavos donde colgar una comunicación decente. Cinco pequeñas trincheras desde las que defender algo tan antiguo, tan humilde y tan necesario como el derecho de cada cual a saber cuándo su imagen, su voz o su intervención van a quedar expuestas al respetable público de internet, ese patio de vecinos infinito donde todo se recuerda y casi nada se olvida.
