Tinto de Verano es una serie de post ligeros para leer con calor, sin corbata y con hielo. Temas serios, cotidianos o simplemente veraniegos, tratados con una sonrisa, algo de socarronería y la sana intención de no derretirse del todo.
Hay una fiebre con la Inteligencia Artificial que recuerda mucho a esas reformas domésticas que empiezan con un “tiramos solo este tabique” y acaban con media casa en escombros, el albañil desaparecido y uno desayunando sobre una caja de herramientas.
En la empresa pasa igual. Primero alguien dice:
—Podríamos usar IA para ahorrar tiempo.
Y aquello suena razonable. Incluso moderno. Casi europeo.
Luego otro añade:
—También para redactar correos, resumir contratos, contestar consultas, hacer actas, analizar datos de clientes, generar informes, preparar campañas, clasificar documentos y automatizar procesos.
Y al tercero ya le brillan los ojos como a un concejal inaugurando rotonda.
El problema es que entre “usar IA” y “meterle a la IA todo lo que se mueve” hay un trecho. Y en ese trecho viven el RGPD, la seguridad de la información, los errores, las alucinaciones, los proveedores, los costes, los permisos, los datos personales, los secretos empresariales y ese señor de administración que sube una nómina a cualquier web porque “le ha pedido que la resuma muy bien”.
Ahí empieza la fiesta.
La IA no es magia: es software con mucha hambre
Conviene decirlo pronto, antes de que aparezca el profeta de LinkedIn con una foto en blanco y negro mirando al horizonte: la IA no es magia. Es software. Software muy potente, muy útil y muy prometedor, sí. Pero software.
Y como todo software, hay que gobernarlo. No basta con decir: “vamos a ser innovadores”. También hay que decir quién decide, qué se puede hacer, con qué herramientas, usando qué datos, bajo qué controles y quién se come el marrón cuando el invento escupa una barbaridad con aplomo de notario.
Porque esa es otra. La IA no suele equivocarse con cara de duda. Se equivoca con seguridad. Con empaque. Con verbo. Con ese tono de tertuliano que no ha leído nada pero opina de todo.
Por eso, antes de desplegarla en la empresa, hay que escribir unas cuantas cosas. No un tratado bizantino de 180 páginas que nadie leerá salvo el auditor y un primo opositor. Algo útil, claro, concreto y aplicable. Una gobernanza mínima de IA. La servilleta del bar, pero bien redactada.
Primera pregunta: quién decide qué herramientas entran
Esto parece una tontería, pero no lo es.
¿Puede cualquier empleado abrirse una cuenta en la herramienta de moda y empezar a subir documentos? ¿Puede un departamento contratar una IA sin avisar a nadie? ¿Puede marketing usar una aplicación maravillosa que promete “multiplicar la conversión” a cambio de meterle la base de datos de clientes hasta el corvejón? Pues mire usted: no debería.
La empresa tiene que decidir quién aprueba las herramientas de IA. Y ese quién debe tener nombre, cargo y responsabilidad. No vale “la organización”. La organización no firma contratos, no responde al correo y no se sienta en las reuniones cuando vienen curvas.
Puede ser un comité pequeño, una persona responsable, tecnología, seguridad, protección de datos, dirección o una mezcla sensata. Lo importante es que haya una puerta de entrada. Porque si no hay puerta, la IA entra por la ventana, por el garaje y por la gatera.
Segunda pregunta: qué datos se pueden usar
Aquí está la madre del cordero. Los datos. Una cosa es pedirle a la IA que te ayude a redactar una nota sobre “cinco consejos para sobrevivir al calor sin insultar al prójimo”, y otra muy distinta es subirle contratos, expedientes, historiales, reclamaciones, nóminas, datos de clientes o información confidencial.
Hay que definir qué datos pueden utilizarse y cuáles no. Y hay que hacerlo por escrito. Por ejemplo:
- “Se pueden usar textos públicos, documentos internos no confidenciales y borradores sin datos personales.”
- “Se necesita autorización para usar información corporativa sensible.”
- “No se pueden introducir datos personales, financieros, de salud, credenciales, secretos comerciales ni documentación contractual sin validación previa.”
Esto no mata la innovación. La hace posible sin convertir la empresa en un chiringuito con wifi.
Porque luego pasa lo que pasa: alguien sube un Excel lleno de datos personales a una herramienta externa “solo para probar”, y cuando preguntas dónde han ido esos datos, te contestan con la mirada del que acaba de pisar una baldosa suelta con calcetines.
Tercera pregunta: qué herramientas están aprobadas y cuáles prohibidas
La empresa necesita una lista. Corta, oficial y actualizable. Herramientas permitidas. Herramientas permitidas con condiciones. Herramientas prohibidas. No hace falta ponerse soviético ni redactar un plan quinquenal del prompt. Pero sí saber qué se usa y para qué.
Porque la IA generativa se ha multiplicado como setas después de tormenta. Hay herramientas para escribir, dibujar, resumir, programar, grabar reuniones, transcribir, atender clientes, analizar datos, hacer presentaciones y hasta para parecer ocupado en una videollamada.
Y no todas son iguales. Algunas tienen contratos claros, ubicación de datos, opciones empresariales, control de privacidad y garantías razonables. Otras son una tragaperras digital con colores bonitos.
La empresa debe decir: estas sí, estas no, estas con permiso y estas ni con un palo. No por manía. Por higiene.
Cuarta pregunta: qué pasa cuando algo sale mal
Porque saldrá.
Una respuesta incorrecta. Un informe inventado. Un dato personal usado donde no debía. Un correo enviado con una recomendación absurda. Una imagen generada con derechos dudosos. Un resumen que omite justo lo importante. Un chatbot que responde como si hubiera desayunado aguardiente. Hay que preverlo.
¿Quién reporta el incidente? ¿A quién? ¿En qué plazo? ¿Cómo se documenta? ¿Quién decide si hay riesgo legal, reputacional o de seguridad? ¿Quién corrige? ¿Quién informa?
Esto no es pesimismo. Es experiencia.
La IA debe tener un procedimiento de incidencias, aunque sea sencillo. Algo que diga: si la herramienta falla, si se filtra información, si se detecta uso indebido, si se genera contenido problemático o si se produce una decisión errónea, se comunica a tal persona o unidad. Porque no hay nada más español que descubrir un incendio y formar una comisión para decidir si aquello es humo, vapor o una oportunidad estratégica.
Quinta pregunta: quién es responsable de cada despliegue
Cada uso de IA en la empresa debería tener dueño. No dueño filosófico. Dueño de verdad. Una persona responsable del despliegue. Alguien que sepa para qué se usa, qué datos toca, qué resultado produce, quién lo revisa y qué riesgo tiene.
Si la IA redacta borradores de comunicación, alguien responde por esa comunicación. Si resume contratos, alguien revisa esos resúmenes. Si clasifica incidencias, alguien controla que no esté mandando lo urgente al cajón de “ya veremos”. Si ayuda a tomar decisiones, alguien debe verificar que no se esté delegando en una máquina lo que debe decidir una persona.
La IA puede asistir. Puede acelerar. Puede sugerir. Puede ordenar. Puede detectar patrones. Puede ahorrar horas de trabajo tedioso. Pero no debe convertirse en el empleado invisible al que todos culpan cuando algo sale mal.
—Lo dijo la IA. Ya. Y mi tostadora también salta, pero no le encargo la auditoría.
Sexta pregunta: cómo se forma al equipo
Esta es fundamental.
No basta con mandar un correo diciendo: “Estimados compañeros, desde hoy queda aprobada la política de uso responsable de la Inteligencia Artificial. Un cordial saludo.” Eso no es formar. Eso es cubrir expediente con membrete.
La gente necesita entender qué puede hacer, qué no debe hacer y por qué. Necesita ejemplos. Casos prácticos. Reglas claras. Y, sobre todo, sentido común aplicado a situaciones reales.
Qué se puede pegar en una herramienta. Qué no. Cómo pedir mejor las cosas. Cómo revisar respuestas. Cómo detectar una alucinación. Cómo citar fuentes. Cómo no meter datos personales. Cómo no aceptar una salida de IA como si fuera palabra revelada en el Sinaí.
La alfabetización en IA no va de convertir a todos en ingenieros. Va de evitar que una herramienta poderosa sea usada como si fuera una batidora sin tapa.
Y luego están los tokens, ese misterio con pinta de calderilla
Ando mirando también eso de los tokens, que explicado en cristiano viene a ser la unidad con la que estos modelos leen, procesan y contestan. No cobran por “pregunta” como quien paga un café. Cobran por lo que entra y por lo que sale. Por el texto que les metes y por el texto que devuelven.
Y claro, uno empieza pensando:
—Bah, esto será barato.
Hasta que se emociona, conecta documentos, automatiza procesos, sube actas, pide resúmenes largos, genera informes, hace consultas masivas y de pronto aquello tiene más consumo que un aire acondicionado en Córdoba un 15 de agosto.
Por eso el despliegue de IA también necesita pensar en costes. Cuánto se usa. Para qué. Con qué límites. Quién autoriza. Qué valor aporta. Qué tareas sustituye o mejora. Qué ahorro real produce. Qué procesos merecen IA y cuáles pueden seguir como están, que tampoco pasa nada por no ponerle cohetes a una bicicleta.
La pregunta buena: ¿para qué queremos IA?
Antes de hablar de herramientas, conviene hacerse la pregunta incómoda: ¿Para qué queremos desplegar IA? No vale responder “para ser más eficientes”. Eso lo dice hasta un folleto de fotocopiadora.
Hay que bajar al barro:
- Queremos IA para reducir tiempo en redacción de borradores.
- Queremos IA para clasificar documentación.
- Queremos IA para ayudar al personal a encontrar información interna.
- Queremos IA para mejorar atención al usuario.
- Queremos IA para generar informes preliminares.
- Queremos IA para revisar textos, detectar incoherencias o resumir reuniones.
Ahí sí. Ahí empieza el trabajo serio. Cada caso de uso debe tener objetivo, responsable, datos, herramienta, riesgos, revisión humana y métrica mínima de éxito. Aunque sea una tabla sencilla. Si no sabemos qué problema resuelve la IA, lo más probable es que acabemos creando otro problema con nombre moderno.
Gobernanza mínima, no misa de doce
La palabra gobernanza suena pesada. Lo sé. Suena a sala con fluorescentes, café malo y alguien diciendo “alineamiento estratégico” sin pedir perdón. Pero aquí gobernanza significa algo bastante sencillo: poner orden antes de que el invento se desmadre.
Una empresa que quiera desplegar IA debería tener, al menos, estos seis puntos escritos:
- Uno. Quién decide qué herramientas entran. Sin responsable, no hay control. Y sin control, la IA acaba entrando por libre, como cuñado en comida familiar.
- Dos. Qué datos pueden usarse y cuáles no. Especial atención a datos personales, contratos, información financiera, documentos internos y secretos de negocio.
- Tres. Qué herramientas están aprobadas, condicionadas o prohibidas. Una lista clara, viva y conocida por todos.
- Cuatro. Qué pasa cuando algo sale mal. Procedimiento de incidencia, comunicación, revisión y corrección.
- Cinco. Quién responde de cada despliegue. Cada uso de IA debe tener propietario. La responsabilidad no se evapora porque haya un algoritmo de por medio.
- Seis. Cómo se forma al equipo. Sin formación, la política es papel mojado. Y el papel mojado, con 42 grados, acaba oliendo raro.
Conclusión: menos fuegos artificiales y más libreta
La Inteligencia Artificial puede ser extraordinariamente útil. Puede ahorrar tiempo, mejorar procesos, ayudar a redactar, ordenar información, detectar errores, automatizar tareas y liberar a las personas de trabajos mecánicos que nadie echará de menos salvo quizá algún enemigo de la felicidad humana.
Pero desplegar IA en una empresa no consiste en abrir cuentas, repartir contraseñas y que cada cual experimente como si estuviéramos en una feria de ganado digital. Hay que pensar antes. Escribir antes. Probar antes. Medir antes. Formar antes.
Porque poner a currar a la IA sin reglas es muy fácil. Lo difícil viene después, cuando la criatura empieza a tocar datos, tomar atajos, inventarse respuestas, consumir tokens como si no hubiera mañana y dejar a todos mirando al responsable de informática, que bastante tiene ya con que funcione la impresora.
Así que sí: despleguemos IA. Pero con cabeza, con retranca y con papeles. Que una cosa es innovar y otra muy distinta entrar al trapo como toro en plaza, con el sol cayendo a plomo y el reglamento olvidado en la guantera.
Y ya bastante calor hace.
